VIRTUAL ASSISTANT (w/m)
Zur Position:
Wir bieten einer engagierten und detailorientierten Persönlichkeit mit ausgeprägter organisatorischer Sachkenntnis die Möglichkeit, unsere Immobilienprojekte in den USA von Europa aus zu unterstützen.
Als führender Anbieter von US Rendite-Immobilien, Tax Liens- und Tax Deeds-Investments in Europa haben wir jahrzehntelange Erfahrung in der Verwertung von Immobilien und Grundstücken. Zur Unterstützung unseres Projektmanagers suchen wir einen erfahrenen und zuverlässigen virtuellen Assistenten mit Kenntnissen im Immobilienbereich. In dieser Position sind Sie für die administrative Unterstützung, Kostenkontrolle und Dokumentenverwaltung unserer Immobilienprojekte verantwortlich.
Wenn Sie bestrebt sind, nicht nur Ihr Bestes zu geben, sondern außergewöhnliches, ist dies eine großartige Gelegenheit, Ihre Karriere in einem Unternehmen aufzubauen, in dem Ethik und Werte ebenso wichtig sind wie Fähigkeiten und Erfahrung.
Bei der Quantum-Group sind Sie Teil eines kollaborativen, unterstützenden Teams, das grenzüberschreitend arbeitet. Sie setzen Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrung ein, um das Portfolio der Quantum-Group und deren Mandaten zu managen und den Projektmanager bei der laufenden Geschäftsentwicklung und der Verwaltung von Kundenangelegenheiten zu unterstützen.
Ihr Profil:
Für diese anspruchsvolle Aufgabe suchen wir Sie: Wir wenden uns an Personen mit einer administrativen oder betriebswirtschaftlichen Ausbildung und idealerweise einer Weiterbildung im Bereich Immobilienverwaltung oder Projektassistenz. Erfahrung im Immobilienbereich wird bevorzugt. Um erfolgreich diese anspruchsvolle Aufgabe zu übernehmen, erwarten wir folgende Fähigkeiten und Qualifikationen:
- Administrative Fähigkeiten: Sie sollten über ausgezeichnete Fähigkeiten in der Verwaltung und Organisation verfügen, um die administrativen Aufgaben unserer Immobilienprojekte effektiv zu unterstützen. Dies beinhaltet die Fähigkeit, Dokumente zu verwalten, Kosten zu kontrollieren und Termine zu koordinieren.
- Kommunikationsfähigkeiten: Sie sollten in der Lage sein, klar und effektiv zu kommunizieren. Sie unterstützen die Kommunikation zwischen unserem Projektmanager und den verschiedenen Stakeholdern, darunter Generalunternehmer, Handwerker, Anwälte und andere relevante Personen.
- Dokumenten- und Kostenmanagement: Sie sind verantwortlich für die Vorbereitung und Organisation aller notwendigen Unterlagen für die BDO/USA zur Erstellung der Jahresabschlüsse und Bilanzen. Sie überwachen und kontrollieren die Kosten für alle Projekte und stellen sicher, dass Vorher-Nachher-Fotos von Renovierungsprojekten gemacht und archiviert werden.
- Organisation und Ablage: Sie sorgen für eine ordentliche Ablage aller relevanten Dokumente (Steuern, Versicherungen, etc.) für jedes Objekt. Sie erstellen und pflegen Excel-Tabellen für Liberty Wealth Estates, um die Rentabilität jedes Objekts zu überwachen.
- Mietverwaltung: Sie überwachen die Mieteinnahmen und melden Mietausstände an das Facility Management. Sie verwalten die Mietverträge und kommunizieren bei Bedarf mit Mietern.
- Projektunterstützung: Sie unterstützen den Projektmanager bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Immobilienprojekten. Sie erstellen Zeitpläne und helfen bei der Verwaltung von Budgets und Ressourcen.
- Berichterstattung: Sie erstellen Fact-Sheets für alle drei Unternehmen zur Veröffentlichung im Internet und zur Information der Investoren. Sie berichten regelmäßig an den Projektmanager über den Status der Projekte und administrative Aufgaben.
- Risikomanagement: Sie bringen die Fähigkeit mit, potenzielle Risiken zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen, um Projektverzögerungen und ‑kostenüberschreitungen zu vermeiden.
- Proaktive Arbeitsweise: Sie sind proaktiv und wissen Ihre Zeit effizient zu nutzen. Sie unterstützen den Projektmanager und den CEO in den USA im Vertragsmanagement und in der Überwachung der Projekte.
- Englischkenntnisse: Sie sollten im Englischen verhandlungssicher auftreten.
- Zusätzliche Qualifikationen: Ein Dale Carnegie-Kommunikationstraining wäre von Vorteil, um Ihre Kommunikationsfähigkeiten weiter zu stärken.
- Hohes Wertesystem: Ihr Wertesystem sollte auf einem sehr hohen Niveau sein, um den ethischen Standards unseres Unternehmens zu entsprechen.
Was wir bieten:
Wir bieten ein interessanten Remote-Full-Time-Job im Home-Office, überdurchschnittlichen Einkommensmöglichkeiten mit zusätzlichen attraktiven Boni-Modellen. 14 Monatsgehälter, Teilnahme an Steueroptimierungs-Modellen, Vergünstigungen bei Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Zugang zu interessanten Investments (auch für den Eigengebrauch).
Beginn: nach Vereinbarung
Kontakt:
Wenn Sie an dieser spannenden Position interessiert sind, senden Sie Ihre vollständigen elektronischen Bewerbungsunterlagen mit einem Vorstellungsvideo an services@quantum-familyoffice.com! Neben einigen Gesprächen führen wir mit den möglichen Bewerber ein spezielles Assessment durch.